Daiwa LifeNext Co., Ltd. merupakan bagian dari Daiwa House Group yang menjalankan bisnis manajemen properti seperti kondominium, gedung perkantoran, fasilitas komersial, dan banyak lagi yang lainnya.. Departemen Dukungan Hotel, yang secara khusus menangani kebersihan kamar hotel, telah merekrut pemagang teknis dari Indonesia setiap tahun sejak 2018. Pada tahun 2020, perusahaan ini mendirikan anak perusahaan di Indonesia dan mengubah sistem penerimaan pemagang teknis yang awalnya dikelola oleh lembaga pengawas resmi (kanri dantai), menjadi sistem yang memungkinkan perusahaan dapat secara mandiri mengelola serta bertanggung jawab atas proses penerimaan dan pelatihan tanpa perantara.

Bersama Kazane Sato dari Tim Manajemen Ketenagakerjaan, Divisi Pengawasan Hotel, yang bertanggung jawab mendukung sekitar 800 tenaga kerja asing di perusahaan ini, kami berbincang mengenai upaya yang dilakukan untuk menciptakan lingkungan kerja yang membuat para pekerja dapat bekerja dengan semangat dan penuh vitalitas.

Suasana Kerja jadi Lebih Ceria, Hotel Pun Memberikan Penilaian Positif

――Bagaimana awal mula perekrutan tenaga kerja asal Indonesia?

Daiwa LifeNext Co., Ltd. adalah Perusahaan yang bergerak di bidang manajemen property seperti hotel, apartemen, Gedung perkantoran, dan fasilitas komersial. Di dalamnya terdapat Divisi Dukungan Hotel yang secara khusus menangani layanan pembersihan kamar hotel dan telah tersedia di hotel-hotel seluruh Jepang.

Sebelumnya kami merekrut staf di masing-masing wilayah, namun karena selalu kekurangan tenaga kerja dan sulit menemukan tenaga kerja lokal untuk bagian pembersihan kamar, maka kami mulai merekrut pemagang teknis sejak tahun 2018. Indonesia menjadi pilihan karena kami mendengar bahwa orang Indonesia memiliki sifat jujur, ceria, penuh semangat, serta memiliki karakter yang mirip dengan orang Jepang. 100 pemagang teknis di angkatan pertama pun ternyata benar-benar sesuai yang kami bayangkan, yaitu bekerja dengan penuh semangat dan sangat serius. Pihak hotel tempat mereka bekerja pun memberikan komentar positif, seperti “menyapa dengan penuh senyum” dan “suasana tempat kerja jadi lebih ceria”.

――Bagaimana alur perekrutannya?

Awalnya kami bekerja dengan Lembaga eksternal, namun sejak mendirikan Perusahaan lokal PT DAIWA LIFE NEXT INDONESIA pada tahun 2020, kami beralih ke sistem perusahaan mandiri (企業単独型). Saat ini, kami menyampaikan kebutuhan terkait kriteria dan jumlah kandidat yang diinginkan kepada perusahaan lokal tersebut, dan mereka menangani proses seleksi.

Proses seleksi melibatkan wawancara dan ujian praktik, dan hal seperti ‘apakah kandidat memiliki tujuan jelas untuk bekerja ke Jepang’ akan menjadi dasar perekrutan. Setiap karyawan diharapkan menjalankan pekerjaannya dengan semangat dan dedikasi tinggi karena perusahaan kami berkomitmen memberikan layanan berkualitas tinggi kepada pelanggan. Oleh karena itu, kami ingin merekrut orang-orang yang memiliki semangat tinggi dan serius dalam bekerja.

Pekerjaan pembersihan kamar membutuhkan ketelitian dan kerapian, tingkat ekspektasi pelanggan pun sangat tinggi. Karena bukan pekerjaan yang mudah, besar kemungkinan pemagang teknis yang datang ke Jepang hanya dengan niat “coba-coba” akan kehilangan motivasi di tengah jalan. Maka dari itu, sangatlah penting untuk memiliki kesadaran akan tujuan dan niat yang kuat.

Dalam ujian praktik, kami juga menilai ketepatan dalam mengikuti instruksi serta sikap terhadap pekerjaan. Kami bisa mendapatkan gambaran karakter pemagang teknis dari gerakan tangannya saat bekerja, seperti terlihat sikap agak ceroboh atau justru sangat teliti.

Berikan Dukungan Kepada 800 Pemagang Melalui Penggunaan AI dan E-Learning

――Bagaimana sistem dukungan untuk tenaga kerja asing?

Tim Jisshusei (termasuk penerjemah) yang berada di bawah Divsi Pengawasan hotel menjadi pusatnya dan bekerja sama dengan tim lapangan dalam memberikan dukungan. Saat ini kami memiliki sekitar 800 peserta pelatihan magang teknis dan Pekerja Berketerampilan Spesifik (SSW) sehingga setiap harinya kami menerima sekitar 50-60 pertanyaan terkait pekerjaan atau kehidupan sehari-hari.

Isi pertanyaannya beragam, mulai dari masalah kecil seperti mesin cuci rusak, hingga persoalan hubungan antar rekan kerja di tempat kerja. Karena sangat banyak dan topiknya luas, tentu ada batasan dalam menangani semuanya secara manual. Untuk mengatasi hal tersebut, kami mengembangkan sistem respons otomatis yaitu chatbot yang memungkinkan kami memberikan jawaban secara cepat dan tepat sesuai isi pertanyaan. Contohnya, untuk pertanyaan seputar alat elektronik atau aturan kehidupan sehari-hari yang jawabannya sudah pasti, jawabannya ada di sistem tersebut. Sedangkan untuk kasus yang membutuhkan pemahaman mendalam, sistem akan menghubungkan langsung dengan penerjemah. Alur kerja seperti ini memungkinan dukungan didapatkan dengan lebih efisien dan efektif.

――Bagaimana dengan bentuk dukungan di sisi pekerjaan?

Perusahaan menyiapkan “Buku Panduan Prosedur Pembersihan” dalam bahasa Jepang dan bahasa Indonesia, yang disesuaikan untuk 56 hotel di seluruh Jepang yang saat ini kami Kelola. Panduan ini memperkirakan waktu pembersihan untuk setiap jenis kamar di tiap hotel, dihitung secara detail hingga satuan detik, dan dijelaskan melalui gambar dan ilustrasi yang mudah dipahami.

Selain itu, kami mengadakan pelatihan e-learning selama satu hari penuh yang diadakan secara online ke seluruh cabang pada hari pertama para pemagang teknis bergabung, untuk mempelajari hal-hal dasar seperti cara merapikan tempat tidur dan aturan pembersihan kamar hotel. Kami juga menyediakan pelatihan e-learning wajib untuk staf sebulan sekali, dengan materi mencakup tips merapikan tempat tidur, poin-poin penting dalam pembersihan, hingga cara penanganan amenitas hotel. Seluruh materi pelatihan ini merupakan konten orisinal perusahaan, dan disediakan dalam bentuk video pendek berdurasi 5-7 menit berisi penjelasan disertai demonstrasi praktik.

――Inovasi apa yang dilakukan dalam memberikan dukungan?

Kami selalu berhati-hati dalam menjaga komunikasi, sebab kami sadar bahwa para staf berasal dari latar belakang budaya dan lingkungan yang berbeda. Jepang dan Indonesia bukan hanya mengenai perbedaan bahasa, tapi juga perbedaan nilai-nilai yang diajarkan di sekolah maupun di rumah. Dalam menyampaikan informasi, kami selalu berusaha mempertimbangkan bahwa hal-hal yang kami anggap “wajar” belum tentu wajar juga bagi mereka.

Karena kurang cukup pemahaman akan perbedaan ini, dulu sempat terjadi beberapa insiden tak terduga. Salah satu yang paling membekas adalah ketika kami meminta salah satu staf untuk mengirimkan sebuah surat melalui pos dan kirim ke kantor. Namun, surat tersebut tidak kunjung sampai karena ternyata ia memasukkan surat tersebut di kotak surat rumahnya sendiri. Setelah kami selidiki, ternyata banyak daerah di Indonesia yang tidak memiliki kotak surat di ruang publik, sehingga ia pun salah paham.

Dari pengalaman tersebut kami belajar bahwa tidak bisa berasumsi bahwa hal-hal yang jelas bagi kami, juga jelas bagi mereka. Oleh karena itu, kami selalu memikirkan sejauh mana hal-hal tersebut dijelaskan secara spesifik, serta kata-kata seperti apa yang paling mudah dipahami dalam menyampaikan sesuatu. Komunikasi yang tepat sangat penting dalam membangun hubungan kerja yang sehat dan produktif.

Kami Ingin Semua Staf Senang Bekerja di Daiwa LifeNext

――Apakah ada sistem penilaian kerja?

Setiap tiga bulan sekali, kami mengadakan evaluasi dan umpan balik berdasarkan sistem jenjang. Sistem ini terdiri dari dua tingkat, yaitu “Hotel Make Crew” (selanjutnya disebut HMC) dan “Hotel Make Expert” (selanjutnya disebut HME). Sistem evaluasi dibedakan tergantung tingkat keahlian mereka, seperti jalur HMC ditujukan untuk staf yang bekerja membersihkan kamar hingga asisten manager, sedangkan HME ditujukan bagi staf yang memiliki kemampuan setara dengan penanggung jawab di hotel.

Staf akan menerima kenaikan gaji seiring dengan meningkatnya level di setiap tahap, dan gaji akan meningkat secara signifikan setelah mencapai jenjang HME. Karena menjadi kesempatan untuk merasakan pencapaian yang nyata, banyak staf yang bercita-cita mencapai level ini. Selain itu, staf yang mencapai posisi HME juga diminta untuk memberikan pidato perwakilan pada acara penyambutan pemagang baru, dan banyak dari mereka yang mengungkapkan dengan semangat bahwa ingin menjadi HME.

Sistem penilaian ini dimulai karena kami ingin setiap staf yang bekerja di hotel merasa bahwa bekerja di Daiwa LifeNext adalah keputusan yang tepat. Masa kerja bagi pemagang teknis hanya dibatasi selama tiga tahun, dan ketika status visa berubah menjadi Tokutei Ginou pun, mereka hanya dapat bekerja maksimal delapan tahun di Jepang. Meskipun melakukan penilaian setiap tiga bulan membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup besar, kami ingin mereka bisa merasakan perkembangan diri dalam waktu singkat dan bersyukur bisa bekerja di perusahaan kami.

――Prospek di masa depan

Bisnis pembersihan kamar hotel kami masih berada dalam fase ekspansi, dan kami ingin terus menciptakan pekerjaan yang luar biasa bersama banyak staf. Pemagang teknis dari Indonesia sangat luar biasa, dan sekarang kami juga sudah memiliki sistem yang memungkinkan senior dari negara yang sama yaitu Indonesia untuk membimbing juniornya dengan baik.

Saat ini, sekitar 70% dari pemagang teknis telah beralih ke Pekerja Berketerampilan Spesifik (SSW). Ke depannya, kami ingin terus menciptakan lingkungan kerja dan perusahaan yang membuat mereka merasa ingin tetap bekerja di Daiwa LifeNext bahkan setelah masa program magangnya selesai.

――Pesan untuk orang Indonesia yang ingin bekerja di Jepang

Para senior dari Indonesia yang telah bekerja di perusahaan kami selama ini memiliki rasa tanggung jawab yang tinggi, bekerja dengan semangat, dan berhasil mendapatkan kepercayaan besar dari para tamu. Kami sangat berharap bisa terus bekerja sama dengan orang-orang seperti mereka, yang memiliki semangat dan dedikasi tinggi seperti itu.

Untuk bisa bekerja di Jepang, kemampuan berbahasa Jepang adalah hal yang mutlak diperlukan. Sangat disayangkan jika kesempatan besar yang datang harus dilewatkan hanya karena merasa “tidak percaya diri.” Mulailah belajar sejak dini, dan tingkatkan frekuensi berbicara bahasa Jepang, ciptakan kesempatan untuk berbicara dan berlatih secara aktif.  Dengan begitu, pasti kemampuan bahasa akan meningkat lebih cepat.

Kami akan mendukung sepenuhnya tantangan kalian. Ayo, kita ambil langkah pertama bersama untuk membuka jalan menuju karier baru! Kami sangat menantikan hari di mana kami bisa bekerja bersama dengan Anda semua!